Nos fuimos de la oficina y nos ha ido lo más de bien

En Despacio, después de un par de meses de pandemia, y viendo que esto iba para largo, decidimos evaluar si sería posible y útil irse de la oficina por un año… o por siempre. Para resumir: decidimos irnos por un año (por ahora) y nos ha ido lo más de bien. Pero hemos tenido que ajustar varias cosas de cómo funcionamos. Este artículo describe brevemente lo que analizamos, lo que encontramos y lo que decidimos. Al final le motivamos a hacer lo mismo y le ofrecemos ayuda.

Lo que analizamos: qué quiere la gente y qué implica

Para saber si era buena idea, lo consultamos con la gente que trabaja en Despacio. Hicimos un cuestionario donde preguntamos qué preferencias tenían en términos de seguir trabajando en la oficina y, si fuésemos a irnos durante un tiempo, qué habría que tener en cuenta. 

Este cuestionario lo respondieron 22 personas y nos dijeron, en resumen, que no era tan mala idea estar desconectados. De una vez, algunas personas indicaron que preferían (o que no tenían problema) con dejar de tener una oficina. Dado que una gráfica vale más que cuatro millones de palabras, aquí están las gráficas con las respuestas que dieron:

De otra parte, hicimos un análisis financiero de los costos que implicaría cambiarse a un modelo totalmente virtual. Al ver los costos, reconfirmamos que era buena idea volvernos virtuales (el único costo significativo era el de estar fuera). Nuevamente, la gráfica nos muestra lo que queremos explicar (sin valores porque lo importante es comparar magnitudes de gastos):

Lo que decidimos: nos vamos (al menos un tiempo)

Viendo que tanto la gente quería irse y que era financieramente viable, decidimos que podríamos continuar siendo virtuales. Las cosas iniciales que tuvimos en cuenta para el cambio fueron (según temas):

Costos

• Apoyamos económicamente a las personas que trabajan en Despacio con un bono que podrían usarlo para algo que mejorara su calidad de vida laboral (pagar el internet en su casa, pagar atención psicológica para calmar la ansiedad que generó la pandemia, entre otros).
• Para las personas que viven con muchas personas en sus casas y les era difícil concentrarse, se les ofreció la posibilidad de trabajar en un coworking dos veces a la semana.

Logística

• Definimos una mejor manera de subir la información a la nube y hacer backups con cierta periodicidad.
• Realizamos un inventario en el que definimos qué y cómo se venderían, regalarían y guardarían cosas de la oficina, y según eso definimos cuáles cosas guardar en una bodega.
• Mejoramos las condiciones del espacio de trabajo de la gente dentro de lo posible (prestándoles a la gente de Despacio cosas de la oficina como silla, escritorio y computador).

Interacción

• Diseñamos y desarrollamos actividades dinámicas con el equipo como carreras de obstáculos virtuales que permitieron que el equipo se encontrara virtualmente para temas distintos a lo estrictamente laboral.
• Al final del 2020, llevamos a cabo las charlas de evaluación de desempeño virtuales en las que las personas pudieron conversar sobre los aspectos positivos y a mejorar de la forma de trabajar en el 2020.

Innovación y eficiencia

• Incrementamos la eficiencia del equipo (medida por el porcentaje de propuestas ganadas frente a las presentadas) sin aumentar la carga laboral.

• Llevamos a cabo el experimento “semana laboral de 4 días” que aumentó la felicidad de la mayoría de las(os) trabajadoras(es) al tener más tiempo para compartir con sus familias.

Llevamos en esto casi un año, del cual tres meses fueron involuntarios y el resto del tiempo fue por decisión. Y vamos bien. Siempre hay cosas que se pueden mejorar como:

• Necesitamos generar espacios de interacción social presencial (un picnic con cierta periodicidad, combinarlo con las neveras calidosas, etc.).
• Encontrar la mejor opción para un espacio de oficina esporádico, buscando tener 3 lugares disponibles en distintos sitios de la ciudad.
• Revisar si es necesario tener un espacio físico para tener acceso a las cosas como biblioteca física, impresora, servidor. La impresora podría ser irrelevante eventualmente, pero los costos de imprimir en papelerías son generalmente muy altos.

Usted también lo puede hacer y le podemos  ayudar

Este tipo de cosas son las que hacemos en Despacio como experimento y luego ayudamos a otras organizaciones a hacer algo similar. Sabemos que cada organización es única y no necesariamente lo que nos funcionó a nosotras(os), le funcionará al resto de organizaciones. Si le interesa conocer cómo podemos ayudarle a tomar la decisión más útil para su organización, escríbanos a ome@despacio.org.